Diante da entrada em vigor da nova Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018), das mudanças de procedimentos internos para atender a nova lei, e dos diversos incidentes de segurança envolvendo dados pessoais que todos os dias são amplamente noticiados nas mídias sociais.
Prezando pela ética, responsabilidade e transparência que permeiam todas as suas relações, a Contabilidade Molina vem por meio de nota orientar a todos os seus clientes, fornecedores, parceiros de negócios, e aos funcionários destes, a tomarem determinadas medidas de segurança ao manusear, compartilhar, alterar ou excluir informações pessoais.
É de extrema importância que os clientes, parceiros de negócio e fornecedores se atentem as novas regras da Lei Geral de Proteção de dados Pessoais e busquem se adequar a essa nova cultura, que tem como objetivo garantir uma maior transparência e proteção ao cidadão sobre a forma em que as empresas utilizam seus dados pessoais, objetivando ainda, garantir as empresas de forma benéfica um maior controle dos seus ativos da informação.
Pensando na segurança dos nossos clientes, fornecedores e demais parceiros de negócio, e visando aprimorar ainda mais a qualidade e a excelência dos nossos serviços, solicitamos a todos, a adoção de determinadas medidas de segurança adicionais ao acessarem o sistema domínio, ao visualizarem, compartilharem, alterarem ou excluírem informações pessoais enviadas por quaisquer dos departamentos da Contabilidade Molina.
As medidas solicitadas nesta nota são importantes, porém não substituem, a busca de uma assessoria especializada para adequação à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. A Contabilidade Molina está no meio do processo de adequação e orienta seus clientes, fornecedores e parceiros de negócio a adotarem a mesma postura responsável e consciente no que diz respeito a importância desse tema.
Medida nº 1 - Trocar as senhas de acesso ao domínio ou a qualquer outro sistema integrado com a contabilidade.
É importante que o cliente troque a sua senha de acesso ao domínio ou qualquer outro sistema que tenha integração com a contabilidade. A nova senha deve ser formada de pelo menos 8 caracteres, compostos de letras maiúsculas, minúsculas, números e símbolos especiais. (Exemplo. AMdf@+27). Além disso, é importante a troca de todas as senhas a cada 6 meses.
Medida nº 2 – Criar login e senha individualizado para cada funcionário ao acessar o sistema domínio ou qualquer outro sistema integrado com a Contabilidade.
É importante que o cliente crie login e senha individualizada para cada funcionário acessar o sistema domínio ou quaisquer sistemas que envolvam integração com a contabilidade. Além disso, é importante considerar a função de cada funcionário, ou seja, se o funcionário é do departamento de Recursos Humanos ele deve ter acesso somente ao módulo que contém informações necessárias ao Recursos Humanos.
Medida nº 3 – Informar à Contabilidade Molina quem serão os responsáveis por receber documentos e informações em cada departamento (Fiscal, Contábil, Recursos Humanos, Legalização, Financeiro).
Toda e qualquer informação fornecida pela Contabilidade Molina e seus departamentos deverá a partir de agora ser entregue ao responsável pela informação. O cliente precisará informar para a Contabilidade Molina quem é, ou quem são os responsáveis em receber as informações que serão fornecidas pela contabilidade. Por exemplo, quem é o responsável por receber informações da folha de pagamento da empresa?
Medida nº 4 – Informar à Contabilidade Molina quando um responsável por receber documentos e informações for desligado da empresa.
É extremamente importante que caso o cliente desligue qualquer funcionário da empresa que foi designado como um dos responsáveis por receber documentos e informações da contabilidade, deverá imediatamente informar a contabilidade sobre essa mudança, de modo que a contabilidade tome as medidas necessárias internamente.
Medida nº 5 – O cliente ao enviar um e-mail a qualquer um dos departamentos da Contabilidade Molina, deverá direcionar o e-mail somente para o departamento específico.
É importante que o cliente, ao enviar um e-mail com documentos, informações ou até mesmo com solicitações de esclarecimentos, que ele direcione o e-mail para o departamento específico – ou seja, se estamos diante de uma questão de verbas rescisórias, o e-mail deverá ser direcionado para o departamento de Recursos Humanos, assim como se estivermos diante de uma dúvida em relação aos balanços contábeis, tal questão deverá ser direcionada ao departamento contábil somente. A medida visa assegurar o sigilo e a confidencialidade das informações, que deverão ficar concentradas somente no departamento responsável.
Medida nº 6 – Caso o cliente envie e-mail contendo documentação ou informação confidencial, ou sigilosa, o termo “CONFIDENCIAL” deverá estar presente no assunto do e-mail.
O cliente, caso compartilhe alguma informação ou documento que requeira maior cautela por parte da Contabilidade Molina e seus colaboradores, é importante que o cliente coloque o termo “CONFIDENCIAL” no assunto do e-mail, de modo que sejam aplicados processos específicos em relação a essa informação.
Medida nº 7 – Solicitamos que toda e qualquer documentação, seja compartilhada somente pelo canal DOMININIO ATENDIMENTO e por e-mail e não pelos canais de comunicação como WhatsApp.
Solicitamos aos clientes, fornecedores e parceiros de negócio que enviem toda e qualquer documentação somente por e-mail, deixando que os canais de comunicação como WhatsApp sejam utilizamos somente para dúvidas, solicitações pontuais e comunicação direta com a Contabilidade Molina que não implique informação sensível ou confidencial. A medida visa garantir a segurança das informações compartilhadas por todos, garantindo um maior controle das informações e segurança. Ressaltamos que os telefones de WhatsApp da Contabilidade Molina são acessados por todos os departamentos, por isso é de suma importância a compreensão de que algumas informações devem ficar restritas aos departamentos responsáveis.
A Contabilidade Molina se coloca à disposição para auxiliar seus clientes, parceiros de negócio e fornecedores no que for necessário. Para saber mais sobre a nova Lei Geral de Proteção de dados, disponibilizamos e uma cartilha resumida com os principais aspectos legais. O documento foi elaborado com o intuito de auxiliar no entendimento sobre as obrigações legais e sobre o processo de adequação que deverá ser realizado por todos, independentemente do porte, ou seguimento de atuação.
São Paulo, 28 de junho de 2021.